ApŽndice C
Proceso de estimaci—n
Esta
gu’a relativa al proceso de estimaci—n
fue escrita por Doug Elliot, instructor y expresidente de la FOA.
Toda persona
involucrada o que
estŽ pensando en adentrarse en el arte de
la
estimaci—n debe
considerar,
desde un comienzo, que antes de siquiera intentar realizar este
trabajo se
requieren ciertas competencias y habilidades. Si usted no tiene estas
habilidades y/o no est‡ dispuesto a desarrollarlas, es posible que se
enfrente
a grandes problemas. Puede realizar algunos trabajos y salir airoso de
ellos,
pero eventualmente la ineptitud saldr‡ a la luz.
Realizar estimaciones debe ser considerada como una de las
actividades
m‡s importantes dentro de la industria contratista. Se puede definir
de la
siguiente manera: una evaluaci—n profunda y completa del proyecto
propuesto, en
funci—n de estimaciones sobre las unidades de trabajo, los costos del
material
y otros factores relacionados que abarcan el proyecto por completo y,
por lo
tanto, la predicci—n de sus costos.
Un an‡lisis de los costos operativos de la mayor’a de las
empresas
contratistas demuestra que las actividades del departamento de
presupuestos son
tan importantes como las de cualquier otro departamento.
Desglose aproximado de los
costos:
Adquisici—n y
almacenamiento 8 %
Departamento contable
18 %
Departamento de
presupuestos 15
%
Gastos generales
indirectos 23 %
Administraci—n 20 %
Departamento de
construcci—n 16
%
-----------------------------------------------------------------
Total 100 %
Si los costos operativos del departamento de presupuestos
comprenden un 15
% del presupuesto operativo proyectado para el contratista,
ciertamente debe ser
un departamento con personal altamente competente y profesional que
pueda
brindar estimaciones realistas, precisas y concisas.
ii. El calculista:
El calculista es el factor humano de una estimaci—n. Los
c‡lculos
computarizados, aunque son concisos, son tan buenos como el factor
humano (tal
como refleja la frase "Basura entra, basura sale").
Independientemente del mŽtodo empleado, el calculista debe contar con
todas las
habilidades y la preparaci—n profesional necesarias para preparar una
propuesta. Asimismo, dichas habilidades y preparaci—n deben
complementarse con
una amplia experiencia tŽcnica. Como se–ala la siguiente frase: "no se
puede hablar sinceramente sobre algo que no se ha experimentado".
Caracter’sticas personales
necesarias de un calculista:
Tacto y diplomacia
Mente met—dica
Mente anal’tica
Iniciativa
Valor y confianza en s’
mismo
Concentraci—n
Aptitudes pr‡cticas y tŽcnicas
que se requieren del calculista:
Matem‡tica
Idiomas
Imaginaci—n
Experiencia pr‡ctica
Caligraf’a y escritura
Capacidad de leer y realizar anteproyectos
Herramientas necesarias para
el
calculista:
L‡pices
Calculadora
Grabadora
C‡mara
Otros Elementos de
oficina
Planillas de c—mputo
Tacto y diplomacia
Un calculista debe
poder
enfrentar situaciones distintas a las actividades normales de
estimaci—n, si es
que alguna vez dichas actividades pueden calificarse de normales.
Dichas situaciones
comprenden, por ejemplo, mantener la armon’a dentro de la
organizaci—n, tratar
con clientes, resolver problemas en el campo, etc.
Mente met—dica
Un calculista debe
poder
planificar el trabajo de manera clara, concisa y met—dica. Esta es la
œnica manera
de controlar y verificar el trabajo, y minimizar las posibilidades de
error y
repetici—n.
Iniciativa
El calculista debe
crear ciertos
sistemas que luego deber‡n poder utilizarse en la preparaci—n de la
propuesta.
TambiŽn debe ser capaz de crear unidades de trabajo que deben reflejar
las
tendencias y los cambios actuales en el mercado.
Mente anal’tica
Muchas veces, los
planos carecen
de detalles. El calculista debe utilizar todas sus capacidades
anal’ticas para
detectar estas omisiones. Rem’tase al p‡rrafo titulado Imaginaci—n.
Valor y confianza en s’ mismo
El calculista debe ser
capaz de
utilizar su buen juicio para establecer las unidades de c‡lculo en
particular y
planificar el proyecto en general. Debe demostrar que tiene el valor
necesario
para superar obst‡culos. El calculista trabaja conjuntamente con la
gerencia y
debe ser capaz de especificar y, en ocasiones, defender las cifras de
la
propuesta con seguridad.
Poder de concentraci—n
Muchas veces, un
calculista debe
soportar situaciones de mucho estrŽs, muy ajetreadas e incluso
ca—ticas. La
atenci—n al detalle y la capacidad de poder aislarse del entorno
generalmente
requiere mucho m‡s poder de concentraci—n que el habitual.
Matem‡tica
Debe tener un s—lido
conocimiento de la matem‡tica. DŽjeme ejemplificar esto diciendo que
muchos
trabajos se han perdido por sumar err—neamente una columna de cifras.
Muchos
trabajos han sufrido por colocar un separador decimal en el lugar
incorrecto en
algœn lugar del c‡lculo o por transportar cifras err—neamente. Se
puede
calcular de forma err—nea o ingresar de forma incorrecta una cantidad
en el
c‡lculo. Por lo tanto, las cifras finales resultan ser incorrectas y
usted se
puede encontrar en el medio de un desorden muy costoso.
Idiomas
Debe tener un buen
dominio del
idioma inglŽs, as’ como un vasto conocimiento de todos los acr—nimos y
abreviaturas. Recuerde que probablemente usted no ser‡ la œnica
persona que
leer‡ sus c‡lculos. Quiz‡ tenga que viajar por negocios y alguien m‡s
deba
tener que completar su proyecto. En este caso, es muy posible que deba
entregar
sus c‡lculos y c—mputos al gerente del proyecto para que pueda
controlar las
horas, verificar las unidades de trabajo, listas de materiales, etc.
Si sus
colegas no pueden leer su letra y/o cifras matem‡ticas en las
planillas, no
podr‡n trabajar con ellas. Existen cientos de acr—nimos y abreviaturas
asociadas con la industria de las telecomunicaciones y la fibra
—ptica. Debe
ser capaz de manejar todas ellas con soltura.
Imaginaci—n
Debe poseer una
imaginaci—n
v’vida y habilidosa. Debe ser capaz de imaginar o visualizar c—mo se
ver‡ en la
realidad el proyecto terminado o porciones espec’ficas de dicho
proyecto. La
imaginaci—n es una habilidad adquirida que se desarrolla con la
experiencia. Si
est‡ montando un panel de distribuciones/de conexiones en una pared de
un
gabinete de telecomunicaciones, debe ser capaz de visualizar el
producto
terminado para poder realizar el trabajo de manera apropiada. Muchas
personas
carecen de esta capacidad y dejan pasar componentes o unidades de
trabajo
relevantes. Es dif’cil expresar cu‡nta imaginaci—n se necesita para
realizar un
trabajo adecuado y completo, pero, crŽame, es necesaria. A las
personas que
carecemos de dicha capacidad, sugiero tratar de hacer "bocetos de
detalles"
a fin de asegurarse que se hayan incluido todos los materiales
pertinentes.
Esto puede servir si tiene el mismo tipo de instalaci—n repetitiva en
distintos
pisos de un solo edificio.
Experiencia en el campo
No puedo imaginar c—mo
alguien
que no tiene conocimiento de la industria puede realizar un trabajo de
estimaci—n
adecuado y completo. No obstante, algunos logran salir del apuro, e
incluso
logran obtener ganancias del negocio durante un tiempo, pero,
eventualmente, la
verdad sale a la luz. Si usted no conoce el proyecto o la industria,
Àc—mo es
posible que pueda realizar una estimaci—n?
Aqu’ tenemos en cuenta las comunicaciones en general y las
fibras
—pticas en particular. Si usted no conoce los procedimientos
utilizados para
instalar conectores, no sabe c—mo realizar empalmes, instalar cables
(tanto de
cobre como de fibra —ptica), no puede calcular el costo del trabajo.
Debe tener
conocimiento de las distintas l’neas de productos disponibles en el
mercado,
c—mo se deben instalar y c—mo se deben proteger. Si no est‡
familiarizado con
el tiempo que toma y el cuidado que se debe aplicar en la instalaci—n
de estos
productos, no puede realizar una estimaci—n correcta del trabajo. Es
muy
dif’cil para m’ entender c—mo una persona ajena a la industria o un
calculista
novato en la industria de las telecomunicaciones y la fibra —ptica
puede
esperar cotizar de manera adecuada y completa un trabajo, y obtener
ganancias
de Žl. Solo se puede lograr con la ayuda de suerte y oraci—n.
Caligraf’a o escritura
Otro factor que se debe
tener en
cuenta a la hora de realizar una estimaci—n es la capacidad de
escritura.
Muchas personas me han dicho que mi letra se parece a la de un doctor,
lo cual
no es para nada un cumplido. Es posible que mi letra no sea la mejor,
pero a la
hora de realizar estimaciones, es impecable. En todas las estimaciones
que hago
utilizo impresiones, como lo hace la mayor’a de los calculistas. La
raz—n es
muy simple. La gente desea poder leer lo que est‡ escrito, es m‡s, yo
quiero
poder leer que est‡ escrito. Y esto es particularmente importante en
tres o
cuatro meses, o un a–o o dos a–os despuŽs, cuando se deba volver a un
proyecto.
Capacidad
de leer y hacer anteproyectos;
Todo calculista debe
tener la
capacidad de leer anteproyectos, as’ como de poder realizar "planos
detallados" y anteproyectos del sitio de la obra que sean legibles y
que
se puedan entender. Los aspectos m‡s importantes que debe tener en
cuenta un
calculista con respecto a la capacidad de leer anteproyectos son los
siguientes:
La escala
del
dibujo, es decir, la proporci—n de las medidas. Por ejemplo: 1:10, 1
pulgada =
10 pulgadas, 1/4 pulgadas. = 1 pie. etc.
ÀLas
medidas se
expresan en el sistema imperial (el que se utiliza en inglŽs) o en el
sistema
mŽtrico?
Los
s’mbolos utilizados
para identificar los distintos tipos de equipo y los distintos tipos
de
instalaci—n. Por ejemplo: de instrumentaci—n, de comunicaciones,
elŽctricas,
etc.
Documentaci—n
espec’fica
y diagramas del equipo.
Las
distintas
elevaciones del proyecto.
Herramientas requeridas:
Me aseguro de que los
materiales
y herramientas que utilizo a la hora de realizar las estimaciones sean
de la
mejor calidad posible. Recuerde que solo atraviesa esta etapa una sola
vez, y
es mejor hacerlo en "primera clase".
Los l‡pices deben
utilizarse por la simple raz—n
que todos cometemos errores y es mucho m‡s f‡cil borrar los trazos de
l‡piz que
los de una lapicera o tinta.
Las calculadoras deben
ser œnicamente calculadoras
con impresora o rollos de papel. Las calculadoras de bolsillo no
sirven para
este trabajo. Tienen muy poca capacidad para almacenar informaci—n, si
es que
tienen alguna, y por lo tanto no cuenta con ningœn medio para revisar
o cotejar
sus c‡lculos posteriormente.
Las grabadoras son
muy œtiles cuando visita el sitio
de la obra o cuando piensa en algo que ser‡ de utilidad m‡s adelante.
Esto
puede sonar un poco tonto, pero sucede que muchos de nosotros
despertamos en
horas de la madrugada cuando se nos ocurre una idea. Despertamos
pensando que
un elemento o mŽtodo particular podr’a funcionar bien en un trabajo
determinado. Ya sea escribir la idea en una hoja o grabarla en audio
sirve para
guardarla y analizarla en el futuro. (Una breve anotaci—n siempre es
mejor que
una buena memoria). La visita al sitio donde se emplazar‡ la obra
puede
resultar un desastre si no lleva consigo una grabadora. Si graba lo
que est‡
diciendo mientras realiza la visita, esta volver‡ a su cabeza cuando
escuche
sus notas y, con suerte, no dejar‡ pasar ningœn asunto importante del
proyecto.
Es verdad que aun as’ tendr‡ que tomar medidas y realizar otras
actividades,
pero eso es inevitable. Lo importante es que se puede guardar una gran
cantidad
de detalles de manera precisa en una grabadora. MantŽngase fuera del
alcance
del o’do de otras personas mientras est‡ en la visita al sitio de la
obra.
C‡maras
Las c‡maras hacen milagros. Si est‡
trabajando en un edificio existente y desea tener un registro
permanente de
algunos detalles del lugar, puede recurrir a una c‡mara. Si se trata
de una instalaci—n
nueva dentro de un edificio ya existente, o dentro de un edificio
nuevo en
construcci—n, como dicen, una imagen vale m‡s que mil palabras, y
puede revelar
detalles que las personas no notan a simple vista. Es importante que
siempre
pida permiso para utilizar la c‡mara en cualquier lugar. Esto se debe
a que los
clientes o propietarios pueden pensar que usted es un esp’a industrial
y
ponerse nerviosos o incluso enfadarse.
Elementos de oficina. La
oficina de un calculista debe contar con una silla
c—moda, una mesa de dibujo, banqueta, l‡pices, papel cuadriculado,
sacapuntas,
buena iluminaci—n, reloj, radio, gomitas o caramelos, planillas de
c—mputo,
pizarra, cartelera, etc.
Las planillas de c—mputo pueden
ser simples, como una hoja con
algunas l’neas y un encabezado. TambiŽn pueden ser sofisticadas, con
el
logotipo o membrete de la empresa, o bien puede ser algo intermedio
como un
bloc de notas con l’neas y columnas que se venden en las librer’as.
Las obligaciones de un
calculista
Lea atentamente
"Instrucciones para los licitadores"
En este documento se
establece
que el licitador ofrece realizar el trabajo dentro de un per’odo de
tiempo
espec’fico, a un precio determinado o segœn una base fija de pago, y
que el
trabajo se realizar‡ de conformidad con los planos, especificaciones y
otros
documentos contractuales que se detallar‡n en la propuesta. Este
documento le
proporciona al licitador instrucciones espec’ficas respecto a la
fecha, hora y
direcci—n del cierre de presentaci—n de propuestas, entre otras cosas.
Condiciones
generales
Este documento tiene
como
objetivo especificar los impuestos aplicables, el mŽtodo de pago, los
trabajos
adicionales, las demoras, el seguro de responsabilidad, entre otras
cosas.
Condiciones
especiales de las especificaciones
Esta parte del
documento
describe los requisitos generales, como la inspecci—n del sitio, la
supervisi—n, la coordinaci—n, la cooperaci—n con los ingenieros o
propietarios
y otros requisitos.
En ella se
proporcionan documentos para el progreso del trabajo, como
notificaciones,
controversias, notificaciones de pr—rrogas, compensaciones por
pr—rrogas,
trabajo adicional, etc.
TambiŽn brinda una
lista completa de los planos suministrados, cronogramas de
construcci—n,
materiales y otros equipos.
Se
proporcionan
dibujos de taller sujetos a aprobaci—n, y todas las reglamentaciones
relativas
a los c—digos de seguridad e incendios a nivel federal, estatal o
provincial y
local.
Detalla la seguridad del sitio
de
trabajo.
Especificaciones
tŽcnicas
El objetivo de este
documento es
describir los sistemas espec’ficos como la conexi—n a tierra, la
terminaci—n e
instalaci—n de equipos, la divisi—n en etapas, las comprobaciones o
pruebas, la
verificaci—n, el arranque y la puesta en marcha.
Cronograma
del proyecto
El objetivo de este
documento es
permitir que el licitador establezca la mano de obra, la supervisi—n,
el
equipo, las herramientas, entre otras cosas, que considera van a ser
necesarias
durante el proceso. TambiŽn ayuda al licitador a aplicar factores
respectivos como
las condiciones clim‡ticas, obstrucciones, horas adicionales, etc. a
las
unidades de trabajo.
Obligaciones relativas al
proceso estimaci—n en su aspecto f’sico
Verificaci—n
de planos y documentos
El calculista debe verificar los planos que recibi— junto con
la lista
de planos detallada en las Condiciones especiales de especificaci—n.
Debe separar los planos o dibujos en sistemas o secciones. Esto
permite
un c—mputo de los materiales m‡s f‡cil y sistem‡tico y la aplicaci—n
de las
unidades de trabajo.
Los
encabezados
est‡ndar son los siguientes:
Subestaciones
Iluminaci—n
Distribuci—n
Puesta a tierra
Calefacci—n
Instrumentaci—n
Motores
Control
Comunicaciones, voz, datos, seguridad, reloj
Visita al sitio de la obra;
La visita al sitio de
la obra o
un "tour de proyecto" es tan importante como sus capacidades o
competencias laborales. Al momento de realizar una visita al sitio, se
debe
asimilar e incorporar todo lo que se pueda. Recuerde que no visita el
sitio
para ver el paisaje. Est‡ all’ para recolectar datos y as’ poder armar
de
manera adecuada un paquete preciso y completo para la estimaci—n.
En una visita al sitio usted podr‡ ver los lugares reales para
los
equipos, el trazado para los conductos, las elevaciones apropiadas.
Adem‡s,
esta visita le permitir‡ aplicar los planos de arquitectura que
normalmente
acompa–an al paquete de licitaci—n. (Si el paquete de planos est‡
incompleto,
proceda a completarlo o bien anule el proyecto).
La visita al sitio le proporcionar‡ una idea sobre lo que puede
encontrarse cuando efectivamente concurra a la obra. Puede ver
posibles
obstrucciones para sus equipos cuando tengan que ingresar al sitio.
Todo el
trabajo podr’a tener que realizarse con escaleras de 12 escalones en
lugar de
andamios rodantes. Pero eso no lo sabr‡ a menos que lo vea.
Precisamente este es el prop—sito de la visita al sitio. Se
podr’a decir
que quienes no realicen esta visita tambiŽn podr’an considerar jugar
al fœtbol
americano con una pelota de nitroglicerina. Existen muchas "historias
de
terror" sobre calculistas que no tomaron en serio la visita al sitio.
C—mputo mŽtrico;
El calculista debe
extraer todos
los aparatos y materiales de los anteproyectos y detallarlos en las
planillas
de c—mputo. Este proceso de detallar los materiales y cantidades para
el
c—mputo mŽtrico es la parte que requiere m‡s precisi—n y atenci—n en
toda
estimaci—n. Las unidades de trabajo son directamente proporcionales a
las
cantidades de los materiales. Por lo tanto, un error de c‡lculo en una
cantidad
de material o aparatos afectar‡ la totalidad del resultado de la
licitaci—n.
Este es el momento cuando los calculistas valoran la paz y
tranquilidad
del entorno.
Estar familiarizado con otros aspectos del proyecto, por
ejemplo, la
parte mec‡nica, estructural, entre otras, es un requisito para la
mayor’a de
los calculistas.
Cotizaci—n;
Una vez que se han
especificado
en la planilla de c—mputo mŽtrico los materiales y aparatos, el
calculista debe
establecer sus respectivos costos. Deber‡ efectuarse de conformidad
con las
especificaciones tŽcnicas y las especificaciones del fabricante
detalladas en
el paquete de licitaci—n. Si se le ocurre una mejor opci—n y la
licitaci—n
especifica que puede proponer un producto equivalente, debe presentar
su idea
con anterioridad al cierre de la licitaci—n para asegurarse de que
pueda ser
aprobada. Este procedimiento le permitir‡ al calculista verificar si
la
descripci—n y el precio de cada unidad cumplen con los requisitos del
cliente.
Unidades de trabajo;
Las unidades de trabajo
son los
peque–os nœmeros que utilizamos para calcular el tiempo, en HORAS DE
TRABAJO/HOMBRE, que se necesitar‡n para realizar el trabajo.
Generalmente
aparecen detalladas en horas o en un porcentaje de una hora, pero
nunca en
minutos. Por ejemplo: 3,6 horas de trabajo/hombre equivalen a 3 horas
m‡s 0,6 o
un 60 % de una hora. Esto puede resultar confuso para la persona
inexperta,
pero es necesario que aprenda a dominarlo r‡pidamente cuando tenga que
realizar
la estimaci—n de un proyecto. Las unidades de trabajo sirven como gu’a
para el
calculista. Es muy importante aplicar los factores de trabajo al
momento de
ajustar las unidades de horas de trabajo/hombre para cubrir la pŽrdida
de
tiempo, la pŽrdida de eficiencia, etc., relacionadas con las
condiciones de
trabajo.
Queda a juicio del calculista aplicar los c‡lculos de unidades
de
trabajo a cada art’culo material individual en la planilla de c—mputo.
ÀQuŽ unidades de trabajo utiliza? ÀUtiliza unidades de trabajo
publicadas? ÀCrea sus propias unidades de trabajo? ÀUtiliza una
combinaci—n de
unidades de trabajo publicadas y propias? La œltima opci—n es
probablemente la
mejor, pero debe verificarse rigurosamente. Las unidades de trabajo
suelen
desarrollarse a medida que se hace el trabajo y/o ve c—mo se hace el
trabajo.
De todos modos, debe tener precauciones. Las horas de trabajo/hombre
pueden ser
un promedio de varios modelos de trabajo. Por ejemplo: Es posible que
tenga
suerte en una tarea espec’fica y solo le lleve 15 minutos realizarla.
Pero, en realidad, la tarea probablemente le lleve 25 minutos,
y en los
casos en que se aplica la Ley de Murphy, puede llevar 35 minutos.
Entonces, un
buen promedio ser’a 25 minutos. Particularmente me gusta utilizar
unidades de
trabajo publicadas de diferentes fuentes, complementadas con mi propia
experiencia.
Trabajo que no est‡ incluido
dentro del alcance las unidades de trabajo
Supervisi—n
Capacitaci—n
Asistencia de tŽcnicos
de la
f‡brica
Instalaci—n y remoci—n
de equipo
de tracci—n utilizado para la instalaci—n de cables
Anclajes, sujetadores o
soportes
para cables o accesorios
Etiquetas para
identificaci—n de
circuitos o sistemas o codificaci—n por colores
Alcance de las unidades
de
trabajo
Unidades de
trabajo para la instalaci—n de cables
Descarga de
cables e inspecci—n de da–os en la obra
An‡lisis de
especificaciones, estudio
de planos esquem‡ticos e identificaci—n de locaci—n
Traslado del cable
hasta el
lugar de instalaci—n
Tendido del cable
Retiro de exceso de
material y
cajas de embalaje
Unidades de
trabajo para los empalmes y terminaciones de cable
Medici—n y
corte
de los extremos de los cables para obtener la longitud adecuada
Cable y preparaci—n
para empalme
o terminaci—n
Empalme o terminaci—n
de cables
Lavado de los
revestimientos de
los cables, recubrimientos y chaquetas que se quitan para realizar el
empalme
Realizaci—n de
pruebas de cables y empalmes
Traslado de los
equipos para pruebas desde el almacŽn de herramientas hasta el lugar
del
empalme
Traslado del equipo
para pruebas
hasta los siguientes lugares de prueba de empalmes
Instalaci—n del equipo
para
pruebas
Conexi—n de energ’a
provisoria
al equipo para pruebas
Realizaci—n de las
pruebas
Grabaci—n de los
resultados de
las pruebas
Devoluci—n del equipo
para
pruebas al ‡rea de almacenamiento de herramientas
Equipo
accesorio
para cables de fibra —ptica
Descarga de
material e inspecci—n de da–os en la obra.
An‡lisis de
especificaciones,
estudio de planos esquem‡ticos e identificaci—n de locaci—n
Traslado de materiales
al lugar
de la instalaci—n
Instalaci—n de aparatos
Retiro de exceso de
materiales y
cajas de embalaje
Suma de la planilla de
c—mputo;
Sume el costo de los
aparatos y
materiales en la columna 5 en la œltima l’nea de la planilla de
c—mputo. Sume
las "HORAS DE TRABAJO/HOMBRE" de las unidades de trabajo en la
columna 7 en la œltima l’nea de la planilla de c—mputo.
Planilla de s’ntesis;
Aplique el total de la
hora de
trabajo/hombre y el total de los materiales y aparatos de cada
planilla de
c—mputo individual a la planilla de s’ntesis.
Enumere todos
los costos de campo, las horas extras de trabajo, el costo de los
equipos y
herramientas, etc. en la secci—n correspondiente.
Se deben tener
en cuenta los aspectos comerciales y financieros de las Condiciones
generales y
especiales del contrato.
Con la ayuda
adecuada del ‡rea de gesti—n, debe determinar el margen de ganancias y
costos
generales para aplicar a la estimaci—n.
Calcule el
costo
total de trabajo por hora e ingrŽselo en la secci—n de costo de
trabajo
principal.
Suma de la planilla de
s’ntesis;
Incluya todos los
totales;
trabajo, materiales, impuestos, ganancias, gastos generales, etc., y
entonces
obtendr‡ el precio cotizado.
Lo que se debe y no se debe
hacer en el proceso de estimaci—n
Cuando recibe el paquete de licitaci—n, retire los documentos
de la
Licitaci—n y gu‡rdelos en un lugar seguro hasta su conclusi—n.
Comience un libro para Licitaciones. Cada vez que reciba una
licitaci—n,
anote el nombre del proyecto, la fecha en que recibi— los documentos,
la fecha
l’mite para presentar la propuesta, el nombre del cliente, el nombre
de los
calculistas y, lo m‡s importante, el NòMERO DE CîDIGO.
NUNCA publique el nombre del proyecto en una cartelera, ni lo
exponga en
las planillas de c—mputo o de s’ntesis. En especial, nunca lo exponga
en ningœn
papel de trabajo que debe presentar al proveedor o vendedor para la
cotizaci—n.
Solo utilice el NòMERO DE CîDIGO para identificar el proyecto. Por
ejemplo:
M.Mouse Industries Inc. = 09FDE2300, (mes en que se recibi— la
licitaci—n), FDE
(iniciales del calculista), 2300 (la licitaci—n n. ¡ 23 de 2000)
Lamentablemente, siempre hay gente poco Žtica en el mercado que
no
dudar’a en sacar provecho de sus c‡lculos para poder mejorar su
posici—n en la
licitaci—n. El departamento de presupuestos debe ser tratado como un
‡rea
segura, y debe tratar de limitar sus visitas solo a lugares seguros,
como una
oficina privada.
Algunos proveedores tienen sus propias empresas de instalaci—n.
Si se
trata de una empresa respetable, le informar‡n de dicho hecho, y
proteger‡n su
cotizaci—n. Tenga cuidado y evite aquellos que no lo hagan.
Debe conocer bien a los subcontratistas, proveedores, agentes
inmobiliarios, etc.
Utilice su sentido de la Žtica. Ofrezca un precio justo, y no
trate de
"comprar el trabajo" bajando los precios y esperando algœn beneficio.
La industria contratista ha sido devastada en los œltimos a–os por
contratistas
que utilizan este tipo de pr‡cticas de licitaci—n. Un precio justo,
una
ganancia justa y una calidad de trabajo asegurar‡n la supervivencia de
la
industria.
Proceso de licitaci—n
RFP versus RFQ
Una "RFP, o "Solicitud
de propuesta", consiste en un documento detallado preparado por una
empresa, un propietario o un comprador en el cual se definen sus
requisitos
relativos al servicio y al equipo, que se env’a a uno o varios
proveedores. La
respuesta de un proveedor a una RFP normalmente ser‡ vinculante para
este.
Una RFQ, o "Solicitud de presupuesto", es un documento de
licitaci—n preparado por el comprador en donde se definen sus
necesidades de
servicio y equipo en tŽrminos bastantes amplios, y que se env’a a uno
o varios
proveedores. La RFQ es mucho m‡s detallada que la RFP. El objetivo de
la RFQ o
"Invitaci—n a ofertar" es obtener ofertas firmes para la realizaci—n
del trabajo a un precio espec’fico o sobre bases espec’ficas. El
propietario no
tiene ninguna obligaci—n de aceptar ninguna de las ofertas recibidas.
Con frecuencia, la invitaci—n a ofertar estipula que el
propietario no
tiene obligaci—n de aceptar la licitaci—n m‡s baja, ni ninguna de las
licitaciones. Lo que en realidad debe importar al propietario es
obtener, de un
grupo de contratistas, la mejor calidad de trabajo al mejor precio, y
no
necesariamente el menor precio por el trabajo. Si el menor precio
ofertado es
considerado aceptable por el propietario, como sucede en muchos casos,
puede,
mediante la aceptaci—n del licitador, firmar un contrato de
licitaci—n. El
menor precio no siempre es el mejor.
Algunos propietarios han adoptado un nuevo mŽtodo para la
elecci—n del
licitador. Se invita a cinco proveedores a licitar para un proyecto
espec’fico.
Cuando se presentan todas las propuestas mediante el proceso de
licitaci—n, se
procede a una selecci—n de la manera que se explica a continuaci—n: el
licitador que ofert— el menor precio y el licitador que ofert— el
mayor precio
son eliminados del grupo. Las restantes licitaciones presentadas al
panel de
selecci—n son analizadas rigurosamente y se elige la mejor. El fin de
este
mŽtodo es tratar de que los proveedores sean honestos y se asegure un
trabajo
de calidad.
Uno de los problemas que surgen de la presentaci—n de
licitaciones est‡
relacionado con aquel contratista que quiere retirar su propuesta. En
este
caso, el licitador puede retirar su oferta antes de su aceptaci—n.
Para evitar
esta situaci—n, el formulario de licitaci—n por lo general estipula
que la
propuesta es irrevocable por un determinado per’odo de tiempo. Si la
propuesta
se retira y el propietario sufre algœn da–o, tiene un derecho de
acci—n contra
el contratista.
Si un licitador puede establecer que su propuesta se bas— sobre
informaci—n presentada por el propietario que resulta ser err—nea y
que
constituye, en virtud de la ley, una falsa representaci—n inocente por
parte
del propietario, el licitador tiene el derecho de rescindir el
contrato. Sin
embargo, normalmente, el propietario tiene la precauci—n de indicar en
los
documentos de licitaci—n que los licitadores no pueden depender de los
anteproyectos, por ejemplo, para determinar las condiciones de
trabajo. Deben
realizar su propia investigaci—n. Por esta raz—n la visita al sitio es
de vital
importancia.
Otro problema puede surgir cuando el contratista comete un
error en su
propuesta, se da cuenta de ello y trata de retirarla. Normalmente, el
tiempo l’mite
para retirar la propuesta var’a de 24 horas a un m‡ximo de 48 horas a
partir
del momento del cierre de la presentaci—n de propuestas. Si la
propuesta es
presentada a un contratista general, el subcontratista tiene, por lo
general,
un per’odo de al menos 24 horas para retirar su propuesta antes de la
fecha
l’mite correspondiente al contratista general para presentar su
propuesta al
cliente.
Si la licitaci—n fue presentada con una garant’a de
sostenimiento de
propuesta, el contratista debe notificar de inmediato al cliente con
pruebas
suficientes que justifiquen el error, para as’ poder retirar la
propuesta y
anular la garant’a.
Debe examinar todos los documentos de la licitaci—n de manera
minuciosa
para asegurarse que entiende claramente los derechos tanto del
propietario como
del contratista. Si tiene dudas, no trate de adivinar ni tenga una
actitud
sumisa. Consulte a su asesor legal, quien le brindar‡ una correcta
interpretaci—n de la ley. Puede no ser tan malo como parece.
Normas para la estimaci—n
Prop—sito
El prop—sito de una empresa al establecer est‡ndares para la
estimaci—n
es brindar un criterio uniforme para los c‡lculos de la licitaci—n y
asegurarse
de que se utilice la misma base para la elaboraci—n de informes sobre
progreso
y productividad del trabajo. Por lo tanto, es muy importante que estos
est‡ndares se actualicen de manera continua, de manera que siempre
sean v‡lidos
tanto para la realizaci—n del trabajo como para su control.
A fin de evitar complicaciones, una vez establecidas las
unidades de
base, estas permanecer‡n constantes, independientemente de cualquier
aporte de
actualizaci—n proveniente de cualquier fuente.
Las fuentes de aporte se actualizar‡n de la siguiente manera:
Cambios en la
productividad de un tipo de industria a otra
Cambios en la
productividad de distintas ubicaciones geogr‡ficas
Datos
recolectados de experiencias reales de trabajo
Los cambios provenientes de los aportes se aplicar‡n como
factores a los
est‡ndares, ya sea a horas de trabajo/hombre totales o a unidades
individuales
est‡ndar. Se debe tomar una decisi—n sobre los c‡lculos de factoraje
antes de
comenzar el proceso de estimaci—n.
Procedimientos
En los informes de progreso, trabajamos con horas "estimadas"
y "reales". Las cantidades "estimadas" se expresan en
"unidades de trabajo" y las cantidades "reales" se expresan
en "horas de trabajo realizadas por el hombre". La diferencia es muy
importante, dado que las cifras "estimadas" son hipotŽticas, mientras
las cifras "reales" representan el tiempo por el cual se debe pagar,
ya sea que la estimaci—n haya sido correcta o no.
Establecimiento de la
estimaci—n
La estimaci—n de la licitaci—n se determinar‡ de la siguiente
manera:
En el formato
requerido por el cliente
En ‡reas o
sistemas dentro de formato
Todos los
materiales
deben ser detallados minuciosamente en las "planillas de cotizaci—n"
y las "unidades de trabajo" est‡ndar se deben aplicar a las
cantidades materiales y a otras actividades detalladas.
Al desglose se la
asignar‡ un
c—digo, en caso de que el cliente as’ lo solicite, para que se pueda
cotejar
con el "informe de progreso" y el "c—digo de cuentas", y se
mostrar‡ en la "planilla de s’ntesis".
El Informe de
progreso y el Informe de costo mensual deben permitir al gerente tener
conocimiento del estado del trabajo en forma peri—dica. TambiŽn es
esencial que
los informes de estimaciones, de sistema de control de trabajo y de
costos de
oficina estŽn directamente relacionados entre s’.
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